Qu'est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL (« Pan-European Public Procurement Online ») est un réseau numérique mondial et hautement sécurisé pour l’échange de fichiers électroniques entre entreprises, organisations et autorités publiques. Ces fichiers sont créés ou convertis dans un langage universel (la « UBL » ou « Universal Business Language »), tel que le format .xml. C’est pourquoi une facture PEPPOL est également appelée facture UBL ou facture xml. Ce format de document standardisé permet aux expéditeurs et aux destinataires de lire et de traiter automatiquement les documents .xml.

Comment fonctionne le réseau PEPPOL ?

Pour garantir un transfert de fichiers sécurisé, le réseau PEPPOL fonctionne via des Points d’Accès agréés. On peut les comparer à des services postaux numériques. Onlinefact est relié à ces points d’accès en tant que fournisseur de services. Les factures PEPPOL que vous créez via votre interface de facturation Onlinefact sont téléchargées sur le réseau PEPPOL, et les Points d’Accès veillent à ce qu’elles soient livrées dans la bonne boîte aux lettres numérique. Chaque boîte aux lettres dispose pour cela d’un identifiant unique (l’« identificateur PEPPOL »). Il vous suffit d’enregistrer une seule fois votre entreprise à l’aide de votre numéro d’entreprise belge ou de votre numéro GLN international pour figurer gratuitement dans le registre mondial des utilisateurs PEPPOL.

Qui utilise PEPPOL ?

Vous souhaitez facturer une administration publique ? Dans de nombreux pays européens, il est déjà obligatoire de le faire via PEPPOL invoicing. De plus en plus d’entreprises choisissent d’utiliser le système PEPPOL pour leurs échanges, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Europe. Et vous bientôt ? Chaque utilisateur PEPPOL est enregistré dans le répertoire international PEPPOL avec un identifiant unique (« identificateur »). Il vous suffit d’identifier votre entreprise une seule fois via votre numéro d’entreprise belge ou votre numéro GLN international pour pouvoir désormais envoyer et recevoir des factures via PEPPOL.

Envoyer des factures PEPPOL dans Onlinefact

Aucune inscription n’est nécessaire. Si vous souhaitez envoyer un document via Peppol, vous pouvez le faire depuis la page de la facture. Vous y trouverez un bouton bleu intitulé « Peppol ». En cliquant dessus, le système vérifie d’abord si le numéro de TVA du client concerné est enregistré sur le réseau Peppol avant d’envoyer la facture.

Recevoir des factures PEPPOL dans Onlinefact

Si vous souhaitez recevoir vos documents Peppol directement dans Onlinefact, vous pouvez vous enregistrer dans la backoffice sous « Documents » > « Entrants ».

Nous le recommandons si vous gérez vos factures d’achat dans Onlinefact.

Tous vos documents Peppol reçus apparaîtront ensuite sur cette page, où ils pourront être enregistrés (1) comme le type de document souhaité, (2) pour le bon contact, (3) et (4) au bon endroit.

Le saviez-vous ? Cette page offre également de nombreux outils pratiques pour traiter vos documents. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour en savoir plus.

Documents entrants

Transfert vers la comptabilité

Votre service comptable utilise une boîte mail pour recevoir les factures ? Dans Onlinefact, vous pouvez configurer cela facilement. Les factures seront alors envoyées chaque jour à 23 h 00 en lot à l’adresse e-mail de votre comptable ou de votre logiciel de comptabilité. Ainsi, tout reste clair et à jour.

Vous pouvez configurer cela dans « Paramètres » > « Configuration » > « Comptabilité ».

1. Choisissez le type de factures
   Vous pouvez définir des adresses e-mail distinctes pour les factures de vente et les factures d’achat. Pratique si votre comptable les traite séparément.
2. Sélectionnez le format
   Envoyez vos factures au format PDF ou choisissez UBL – le format standard que de nombreux logiciels comptables peuvent lire automatiquement.
3. Déterminez les documents à envoyer
   Vous pouvez choisir d’envoyer uniquement les documents clôturés (par exemple, les factures payées ou envoyées), afin que votre comptabilité ne reçoive que des versions définitives.
4. N’oubliez pas d’enregistrer
   Cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour activer vos paramètres.