Wat is PEPPOL?

PEPPOL (“Pan-European Public Procurement Online”) is een wereldwijd en sterk beveiligd digitaal netwerk voor de uitwisseling van elektronische bestanden tussen bedrijven, organisaties en overheden. Die bestanden worden opgemaakt of omgezet in een universele taal (de “UBL” of “Universal Business Language”), zoals het .xml formaat. Daarom wordt een PEPPOL factuur, ook UBL-factuur of xml-factuur genoemd. Die gestandaardiseerde documentopmaak, laat verzenders en ontvangers toe om.xml documenten automatisch in te lezen en te verwerken.

Hoe werkt het PEPPOL netwerk?

Om een veilige bestandsoverdracht te garanderen, werkt het PEPPOL netwerk via erkende Access Points. Die kan je vergelijken met digitale postbedrijven. Onlinefact is daar als service provider mee gelinkt. De PEPPOL facturen die jij via je vertrouwde Onlinefact facturatiepakket maakt, laden wij op naar het PEPPOL netwerk en de Access Points zorgen ervoor dat ze in de juiste digitale brievenbus belanden. Elke brievenbus heeft daarvoor een uniek identificatienummer (de “PEPPOL identicator”). Jij hoeft je onderneming slechts eenmalig te identificeren via je Belgisch ondernemingsnummer of het internationale GLN-nummer om gratis in de wereldwijde PEPPOL gebruikerslijst te registreren.

Wie gebruikt PEPPOL

Wil je aan de overheid factureren? Dan is het in veel Europese landen al verplicht om dat via PEPPOL invoicing te doen. Ook bedrijven kiezen ervoor om onderling en zowel binnen als buiten Europa het PEPPOL systeem te gebruiken. Jij binnenkort ook? Elke PEPPOL gebruiker is geregistreerd in de internationale PEPPOL directory met een uniek identificatienummer (“identicator”). Je hoeft je onderneming slechts eenmalig te identificeren via je Belgisch ondernemingsnummer of je internationale GLN-nummer om voortaan via PEPPOL facturen te ontvangen en te versturen.

PEPPOL facturen verzenden in Onlinefact

Hiervoor is geen registratie nodig. Indien je een document wilt verzenden via Peppol, dan kan je dit doen op de pagina van de factuur. Hier vind je een blauwe knop 'Peppol', indien je hier op drukt controlleert het systeem eerst of het BTW-nummer van de betreffende relatie op Peppol geregistreerd staat alvorens deze te verzenden over het Peppol-netwerk.

PEPPOL facturen ontvangen in Onlinefact

Wil je jouw Peppol-documenten ontvangen in Onlinefact, dan kan je je hiervoor registreren in de backoffice onder 'Documenten' > 'Inkomend'.

We raden dit aan indien je je aankoopfacturen in Onlinefact behandeld

Vervolgens komen al jouw Peppol documenten binnen op deze pagina, waarna ze als het gewenste document (1) voor de juiste relatie (2) kunnen worden opgeslagen (3).

Wist je dat deze pagina nog allerlei handige tools voorziet om documenten te verwerken? Druk op onderstaande knop voor meer info.

Inkomende documenten

Doorsturen naar boekhouding

Gebruik je boekhouding een mailbox om facturen te ontvangen? In Onlinefact kan je dit makkelijk instellen. Facturen worden dan dagelijks om 23:00u in bulk doorgestuurd naar het opgegeven e-mailadres van je boekhouder of boekhoudpakket. Zo blijft alles overzichtelijk en up-to-date.

Je kan dit instellen onder 'Instellingen' > 'Configuratie' > 'Boekhouding'.

1. Kies het type facturen
   Je kan aparte e-mailadressen instellen voor verkoopfacturen en aankoopfacturen. Handig als je boekhouder deze apart verwerkt.
2. Selecteer het formaat
   Stuur je facturen door als PDF of kies voor UBL – het standaardformaat dat veel boekhoudpakketten automatisch kunnen inlezen.
3. Bepaal welke documenten je wilt verzenden
   Je kan ervoor kiezen om enkel gesloten documenten (bijvoorbeeld betaalde of verzonden facturen) door te sturen, zodat je boekhouding enkel definitieve versies ontvangt.
4. Vergeet niet op te slaan
   Klik onderaan op Opslaan om je instellingen actief te maken.