Rapportering: je cijfers altijd bij de hand

Alle rapporten op één plek

In de backoffice vind je alle rapporten onder Rapporten, netjes gegroepeerd: verkopen, documenten, stock, producten, betalingen, vouchers en kassa. Je kiest een periode, filtert waar nodig op kassa, categorie, merk of seizoen, en het rapport staat klaar.

Voorbeeld uit de praktijk: De eigenaar van een speelgoedwinkel opent elke maandag de rapporten op zijn laptop: eerst de omzet van vorige week, dan wat er bijbesteld moet worden.

• Rapporten gegroepeerd per onderwerp
• Filters op periode, kassa, categorie, merk en seizoen
• Afdrukken of als PDF bekijken

Z-rapport: de dagafsluiting

Het Z-rapport sluit je kassaperiode af. Het toont de omzet per btw-tarief, met het bedrag exclusief btw en de btw zelf, het totaal, de afronding op 5 cent, het aantal transacties en het gemiddelde per transactie. Een Z-rapport krijgt een volgnummer en kan achteraf niet meer gewijzigd worden. Vorige Z-rapporten vind je terug in een lijst.

Voorbeeld uit de praktijk: Om 18 uur maakt de verkoopster het Z-rapport. Ze ziet 23 transacties en het totaal per btw-tarief, en legt het rapport bij de dagontvangsten voor de boekhouder.

• Omzet en btw per tarief
• Afronding, aantal transacties en gemiddelde per transactie
• Volgnummer, niet wijzigbaar
• Lijst met vorige Z-rapporten

X-rapport: de tussenstand

Wil je weten hoe de dag loopt zonder af te sluiten? Het X-rapport toont dezelfde gegevens als het Z-rapport, maar voor de huidige periode. Je kan het zo vaak opvragen als je wil.

Voorbeeld uit de praktijk: Bij de wissel van ploeg om 13 uur bekijkt de verantwoordelijke het X-rapport. Zo weet ze hoeveel er in de voormiddag verkocht werd, zonder de dag af te sluiten.

• Huidige periode, zonder af te sluiten
• Zelfde opbouw als het Z-rapport
• Zo vaak als je wil

Verkoopdetails: elk ticket terug te vinden

Verkoopdetails toont elk ticket met zijn lijnen, de kassa, de betalingen en de kortingen. Daaronder zie je de totalen per grootboekrekening, per categorie en btw-tarief, per betaalwijze en per kassamedewerker. Ideaal om een vraag van een klant of je boekhouder snel te beantwoorden.

Voorbeeld uit de praktijk: Een klant zegt dat hij gisteren twee keer betaald heeft. In verkoopdetails zoek je de tickets van gisteren op en zie je meteen wat er gebeurd is.

• Elk ticket met lijnen en betalingen
• Totalen per grootboekrekening, categorie en btw
• Per betaalwijze en per kassamedewerker
• Kortingen zichtbaar

Maandomzet: je omzet per dag

De maandomzet toont per dag de omzet inclusief en exclusief btw, verdeeld per betaalwijze en per btw-tarief. Onderaan staat een samenvatting per rekening uit je dagboek. Je kiest de maand en eventueel een kassa.

Voorbeeld uit de praktijk: Een boekhouder vraagt de omzet van oktober per btw-tarief. Je opent de maandomzet, klikt op Excel en stuurt het bestand door.

• Omzet incl. en excl. btw per dag
• Per betaalwijze en per btw-tarief
• Samenvatting per rekening
• Per kassa of alle kassa's

Meer over facturatie

Verkopen per product

Welke producten verkopen het best? Dit rapport toont per product de referentie, categorie, merk, het verkochte aantal, de kostprijs, de gemiddelde verkoopprijs en de totalen. Filter op categorie, merk, seizoen of kassa.

Voorbeeld uit de praktijk: Na de zomer bekijkt een tuincentrum welke producten het meest opbrachten en welke nauwelijks verkochten. Zo stelt het de bestellingen voor volgend jaar bij.

• Aantal, kostprijs en gemiddelde prijs per product
• Totalen incl. en excl. btw
• Filters op categorie, merk, seizoen en kassa

Te bestellen

Dit rapport toont welke producten onder hun minimumvoorraad zitten, met de huidige voorraad, het aantal dat je moet bestellen en de leverancier. Je kan de selectie meteen kopiëren naar een bestelling bij je leverancier.

Voorbeeld uit de praktijk: Elke vrijdag opent een superette het rapport Te bestellen, filtert op leverancier en zet de selectie om in een bestelling.

• Minimumvoorraad, voorraad en te bestellen aantal
• Leverancier per product
• Selectie kopiëren naar een bestelling bij de leverancier

Meer over retail en voorraad

Inventaris en voorraadwaarde

De inventaris toont per product de voorraad, de aankoopprijs en de voorraadwaarde, met categorie, merk, leverancier en locatie. Je kiest een datum, dus je kan ook de voorraad op het einde van het boekjaar opvragen.

Voorbeeld uit de praktijk: Op 31 december vraagt de boekhouder de waarde van de voorraad. De eigenaar kiest de datum, exporteert naar Excel en is klaar.

• Voorraad en waarde per product
• Op een gekozen datum
• Filters op categorie, merk en seizoen

Doorverkoop per merk

Hoeveel heb je van een merk ingekocht, hoeveel is er verkocht en wat ligt er nog? Doorverkoop per merk toont het per merk en zelfs per maat of optie. Zo zie je welke merken en maten goed lopen.

Voorbeeld uit de praktijk: Een kledingwinkel ziet dat van een merk vooral de kleine maten verkochten, terwijl de grote maten bleven liggen. Bij de volgende inkoop past ze de verdeling aan.

• Aankoop, verkoop en voorraad per merk
• Per maat of optie
• Filters op categorie, seizoen en aankoopperiode

Kassa cash details

Klopt de cash in je lade? Dit rapport toont per kassa en per dag het beginbedrag, de ontvangen cash, wat naar de kluis ging, het verwachte eindbedrag, de telling bij het sluiten en het verschil. Je ziet ook het saldo van de kluis.

Voorbeeld uit de praktijk: Bij twee kassa's ziet de verantwoordelijke per kassa hoeveel cash er binnenkwam en of de telling bij het sluiten klopte.

• Begin, cash ontvangen en verwacht einde per kassa
• Telling en verschil
• Overdrachten naar de kluis en kluissaldo

Cadeaubonnen

Het rapport cadeaubonnen toont elke bon met zijn barcode, het type (cadeaubon, tegoedbon of voucher), de datum en het openstaande saldo. Met één schakelaar zie je enkel de bonnen die nog open staan.

Voorbeeld uit de praktijk: Bij de jaarafsluiting wil de boekhouder weten hoeveel cadeaubonnen nog openstaan. Het rapport geeft het antwoord in één klik.

• Barcode, type en openstaand saldo
• Enkel open bonnen tonen
• Cadeaubonnen, tegoedbonnen en vouchers

Meer over cadeaubonnen

Exporteren naar Excel

Bij de meeste rapporten staat een Excel-knop. Daarmee download je het rapport als CSV-bestand dat je opent in Excel of een ander rekenblad. Zo maak je je eigen grafieken, of geef je de cijfers door aan je boekhouder. De grafiek hiernaast is zo gemaakt uit de export van Kassa Cash Details.

Voorbeeld uit de praktijk: Een winkelier exporteert de cash details van de maand en maakt er in Excel een grafiek per kassa van. Zo ziet hij op welke dagen er veel cash betaald wordt.

• Excel-knop bij de meeste rapporten
• CSV-bestand voor Excel of een ander rekenblad
• Afdrukken of als PDF bekijken

Overal je cijfers bekijken

De backoffice werkt in de browser. Je hoeft dus niet in de winkel te zijn om je rapporten te bekijken: thuis, onderweg of op vakantie zie je hoe het gaat. Wil je de cijfers in een eigen dashboard tonen, dan haal je ze op via de API.

Voorbeeld uit de praktijk: Op een zaterdagmiddag bekijkt een eigenaar thuis op zijn tablet de tussenstand van de dag.

• Backoffice in de browser
• Op computer, laptop of tablet
• Rapporten ook via de API

Meer over de API