Eén beheer voor al je winkels

Zo werkt het

De master is je hoofdkantoor, of gewoon een bestaande winkel die de rol van master opneemt. Het hoeft dus geen apart account te zijn. Daaraan koppelen we één of meer filialen. Elk filiaal is een eigen account met een eigen database.

1. Onlinefact stelt de koppeling in. Het koppelen van filialen aan de master doen wij voor je, op aanvraag.
2. Jij kiest per filiaal wat wordt doorgegeven. Bijvoorbeeld enkel het assortiment, of ook prijzen, kortingen en klanten.
3. Je beheert centraal in de master. Je past een product, prijs of actie één keer aan.
4. De filialen nemen het automatisch over. Wijzigingen komen in realtime bij de filialen aan.
5. Elk filiaal verkoopt zelfstandig. Met eigen kassa, eigen voorraad en eigen documenten.

Producten en klanten worden aan elkaar gekoppeld via hun referentie. Werk daarom met vaste, unieke referenties.

Wat wordt gesynchroniseerd?

De master geeft gegevens door aan de filialen. Per filiaal kies je welke onderdelen worden doorgegeven. Zo kan het ene filiaal alles volgen en het andere enkel het assortiment.

Onderdeel	Wat gebeurt er in het filiaal?
Producten	Productgegevens worden bijgewerkt, zoals omschrijving, referentie, barcode en btw-code. Nieuwe producten kunnen automatisch in het filiaal worden aangemaakt.
Categorieën, merken en opties	De categorieboom, de merken en de opties of varianten van de master.
Leverancier op product	De leverancier die bij het product staat.
Prijzen	Via een koppeling per prijsniveau, zie hieronder.
Kortingen en acties	De kortingsregels en acties van de master.
Klanten en contactpersonen	Bestaande klanten worden bijgewerkt en nieuwe klanten kunnen worden aangemaakt. Dit kan ook in twee richtingen: een klant die je in een filiaal aanmaakt, kan ook in de master en de andere winkels terechtkomen.
Puntensysteem	Het puntensaldo (klantenkaartpunten) en de tegoeden van de klanten, ook in twee richtingen.
Dagboeken	De boekhoudkundige dagboeken.

 

Assortiment, prijzen en acties werken in één richting: van master naar filiaal. Wat een filiaal zelf aanmaakt, zoals een nieuw product, komt niet terug in de master. Klanten, klantenkaartpunten, tegoeden en cadeaubonnen kunnen wel in twee richtingen synchroniseren.

Prijzen per filiaal

Gelijke prijzen in alle winkels, of toch eigen prijzen in één filiaal? Jij bepaalt het per filiaal.

• Je koppelt per filiaal een prijs van de master (verkoopprijs, aankoopprijs of kostprijs) aan het gewenste prijsniveau van het filiaal.
• Een gekoppelde prijs volgt de master. Past het hoofdkantoor de prijs aan, dan volgt het filiaal.
• Een prijs die je niet koppelt, wordt niet doorgegeven. Het filiaal houdt dan zijn eigen prijs.

De prijzen in de afbeelding zijn een voorbeeld.

Wat blijft per filiaal apart?

Elk filiaal blijft een zelfstandige zaak. Dit beheert elke winkel zelf:

• Voorraad: de voorraad wordt per filiaal bijgehouden.
• Facturen, kassabonnen en andere documenten staan in het account van het filiaal.
• Betalingen en bankgegevens per filiaal.
• Gebruikers en rechten: elk filiaal beheert zijn eigen medewerkers.
• Btw- en bedrijfsinstellingen per filiaal. Enkel de btw-code van een product wordt meegegeven.
• Hardware en kassa-instellingen: printers, betaalterminals en de kassa-opstelling. Kassa-instellingen kunnen eenmalig worden overgenomen bij het opstarten van een nieuwe winkel.

Meer over voorraadbeheer in Onlinefact.

Cadeaubonnen, klanten en punten over alle winkels

Een cadeaubon kan je in alle winkels gebruiken. Vindt een filiaalkassa de bon niet bij het filiaal zelf, dan zoekt ze verder bij de master. Het saldo wordt van de master gelezen en het bedrag wordt afgeboekt op de master. Een cadeaubon kan zowel in een filiaal als op de master worden verkocht en is daarna in alle winkels bruikbaar.

Klanten en punten

Wil je dat je klanten in elk filiaal herkend worden? Dan kan je de klantgegevens, de klantenkaartpunten en de tegoeden laten synchroniseren. Net zoals bij cadeaubonnen werkt dit in twee richtingen: een klant of een tegoed dat in een filiaal wordt aangemaakt of gewijzigd, komt ook in de master en in de andere winkels terecht. Spaart een klant punten in een filiaal, dan telt dat saldo ook in de andere winkels.

Centrale rapportering

Het hoofdkantoor wil weten hoe elke winkel presteert. In de master zie je de verkoop van alle gekoppelde filialen op één plek. De rapporten lezen rechtstreeks de gegevens van je filialen, je hoeft niets zelf samen te voegen.

• Omzet per winkel en in totaal
• Aantal tickets, aantal artikels en gemiddeld ticket
• Per dag, week, maand of jaar
• Export naar Excel of CSV

Een nieuwe winkel opstarten

Opent er een nieuw filiaal? Dan staat het snel klaar met de gegevens van je master.

1. Account aanmaken. Het nieuwe filiaal krijgt een eigen Onlinefact-account.
2. Koppelen aan de master. Onlinefact koppelt het filiaal aan het hoofdkantoor.
3. Startkopie. Producten, kassaknoppen, kassa-instellingen, relaties en templates, rapporten en stickers worden eenmalig overgenomen van de master. Eerst wordt een back-up gemaakt.
4. Open voor verkoop. De winkel verkoopt met zijn eigen kassa en wordt daarna automatisch bijgewerkt via de koppeling.

Let op: een startkopie vervangt de bestaande gegevens van dat filiaal. Gebruik ze dus voor een nieuwe winkel.

Goed om te weten

• Realtime doorgegeven. Wijzigingen in de master komen in realtime bij de filialen aan.
• De master wint. Pas je in een filiaal iets aan dat vanuit de master wordt doorgegeven, zoals een prijs of omschrijving, dan wordt dat bij de volgende doorgave overschreven. Wil een filiaal iets zelf beheren, laat dat onderdeel dan niet doorgeven.
• Btw-codes moeten overeenkomen. De btw-code van een product wordt meegegeven, dus de btw-instellingen van master en filiaal moeten op elkaar afgestemd zijn.
• Vaste referenties. Producten en klanten worden gekoppeld via hun referentie. Gebruik unieke, vaste referenties.
• Producten niet terug. Nieuwe producten die enkel in een filiaal worden aangemaakt, komen niet in de master terecht. Klanten, klantenkaartpunten en tegoeden kunnen wel in twee richtingen synchroniseren.

Veelgestelde vragen

Moet de master een aparte account zijn?

Nee. De master kan een apart hoofdkantooraccount zijn, maar ook een bestaande winkel. Zo kan je starten met je huidige winkel en daar nieuwe filialen aan koppelen.

Wie stelt de koppeling in?

Onlinefact stelt de koppeling voor je in. Je kan dit niet zelf instellen: neem contact met ons op en we bekijken samen welke filialen je wil koppelen en wat er moet worden doorgegeven.

Kan elk filiaal eigen prijzen hebben?

Ja. Je koppelt per filiaal de prijzen van de master of niet. Een filiaal waarvan de prijzen niet gekoppeld zijn, houdt zijn eigen prijzen.

Wat met de voorraad?

De voorraad wordt per filiaal bijgehouden en niet doorgegeven tussen de winkels.

Worden facturen en kassabonnen gedeeld?

Nee. Facturen, kassabonnen en andere documenten blijven in het account van het filiaal. Het hoofdkantoor ziet de verkoopcijfers in de rapporten van de master.

Is de koppeling realtime?

Ja. Wijzigingen in de master worden in realtime doorgegeven aan de filialen.

Kunnen klanten en punten gedeeld worden?

Ja, als je dat wil. Klantgegevens, klantenkaartpunten en tegoeden kunnen in twee richtingen synchroniseren, net zoals cadeaubonnen. Zo worden klanten en hun saldo in alle winkels herkend.

Is er centrale rapportering?

Ja. In de master zie je onder meer de omzet, het aantal tickets, het aantal artikels en het gemiddelde ticket per winkel en in totaal, met export naar Excel of CSV.

Kan ik een nieuwe winkel snel opstarten?

Ja. Na het koppelen aan de master kan Onlinefact eenmalig een startkopie maken van onder meer producten, kassaknoppen, kassa-instellingen en templates. Daarna houdt de koppeling het assortiment bij.

Franchise of meerdere winkels? Vraag naar de mogelijkheden

Vertel ons kort hoeveel winkels je hebt en wat je centraal wil beheren. We bekijken samen wat mogelijk is en wat de voorwaarden zijn.

Neem contact op

Liever telefonisch? Bel ons op 078 70 02 02.