Une seule gestion pour tous vos magasins

Comment ça marche

Le master est votre siège central, ou simplement un magasin existant qui prend le rôle de master. Il ne doit donc pas s'agir d'un compte distinct. Nous y raccordons une ou plusieurs succursales. Chaque succursale est un compte à part entière, avec sa propre base de données.

1. Onlinefact configure la liaison. Nous raccordons les succursales au master pour vous, sur demande.
2. Vous choisissez, succursale par succursale, ce qui est transmis. Par exemple uniquement l'assortiment, ou aussi les prix, les remises et les clients.
3. Vous gérez de façon centralisée dans le master. Vous modifiez un produit, un prix ou une promotion une seule fois.
4. Les succursales reprennent automatiquement les changements. Les modifications arrivent en temps réel dans les succursales.
5. Chaque succursale vend de façon autonome. Avec sa propre caisse, son propre stock et ses propres documents.

Les produits et les clients sont reliés entre eux via leur référence. Travaillez donc avec des références fixes et uniques.

Que synchronise-t-on ?

Le master transmet des données aux succursales. Pour chaque succursale, vous choisissez quels éléments sont transmis. Ainsi, une succursale peut tout suivre et une autre seulement l'assortiment.

Élément	Que se passe-t-il dans la succursale ?
Produits	Les données produit sont mises à jour, comme la description, la référence, le code-barres et le code TVA. Les nouveaux produits peuvent être créés automatiquement dans la succursale.
Catégories, marques et options	L'arborescence des catégories, les marques et les options ou variantes du master.
Fournisseur par produit	Le fournisseur indiqué sur le produit.
Prix	Via une liaison par niveau de prix, voir ci-dessous.
Remises et promotions	Les règles de remise et les promotions du master.
Clients et personnes de contact	Les clients existants sont mis à jour et de nouveaux clients peuvent être créés. Cela fonctionne aussi dans les deux sens : un client que vous créez dans une succursale peut aussi arriver dans le master et dans les autres magasins.
Système de points	Le solde de points (points de la carte client) et les crédits des clients, également dans les deux sens.
Journaux comptables	Les journaux comptables.

 

L'assortiment, les prix et les promotions circulent dans un seul sens : du master vers la succursale. Ce qu'une succursale crée elle-même, comme un nouveau produit, ne remonte pas dans le master. Les clients, les points de la carte client, les crédits et les chèques-cadeaux peuvent en revanche se synchroniser dans les deux sens.

Prix par succursale

Des prix identiques dans tous les magasins, ou des prix propres dans une succursale ? C'est vous qui décidez, succursale par succursale.

• Pour chaque succursale, vous reliez un prix du master (prix de vente, prix d'achat ou prix de revient) au niveau de prix souhaité de la succursale.
• Un prix relié suit le master. Si le siège adapte le prix, la succursale suit.
• Un prix que vous ne reliez pas n'est pas transmis. La succursale garde alors son propre prix.

Les prix de l'image sont donnés à titre d'exemple.

Qu'est-ce qui reste propre à chaque succursale ?

Chaque succursale reste une entreprise autonome. Voici ce que chaque magasin gère lui-même :

• Stock : le stock est suivi par succursale.
• Factures, tickets de caisse et autres documents se trouvent dans le compte de la succursale.
• Paiements et coordonnées bancaires par succursale.
• Utilisateurs et droits : chaque succursale gère ses propres collaborateurs.
• Paramètres de TVA et d'entreprise par succursale. Seul le code TVA d'un produit est transmis.
• Matériel et paramètres de caisse : imprimantes, terminaux de paiement et configuration de la caisse. Les paramètres de caisse peuvent être repris une seule fois lors de l'ouverture d'un nouveau magasin.

En savoir plus sur la gestion des stocks dans Onlinefact.

Chèques-cadeaux, clients et points dans tous les magasins

Un chèque-cadeau peut être utilisé dans tous les magasins. Si la caisse d'une succursale ne trouve pas le chèque dans la succursale elle-même, elle cherche ensuite dans le master. Le solde est lu depuis le master et le montant est débité sur le master. Un chèque-cadeau peut être vendu aussi bien dans une succursale que sur le master et est ensuite utilisable dans tous les magasins.

Clients et points

Vous voulez que vos clients soient reconnus dans chaque succursale ? Vous pouvez alors synchroniser les données clients, les points de la carte client et les crédits. Comme pour les chèques-cadeaux, cela fonctionne dans les deux sens : un client ou un crédit créé ou modifié dans une succursale arrive aussi dans le master et dans les autres magasins. Si un client cumule des points dans une succursale, ce solde compte aussi dans les autres magasins.

Rapports centralisés

Le siège veut savoir comment chaque magasin se porte. Dans le master, vous voyez les ventes de toutes les succursales raccordées au même endroit. Les rapports lisent directement les données de vos succursales : vous n'avez rien à regrouper vous-même.

• Chiffre d'affaires par magasin et au total
• Nombre de tickets, nombre d'articles et ticket moyen
• Par jour, semaine, mois ou année
• Export vers Excel ou CSV

Ouvrir un nouveau magasin

Une nouvelle succursale ouvre ? Elle est alors rapidement prête avec les données de votre master.

1. Créer le compte. La nouvelle succursale reçoit son propre compte Onlinefact.
2. Relier au master. Onlinefact relie la succursale au siège.
3. Copie de départ. Les produits, boutons de caisse, paramètres de caisse, relations et modèles, rapports et étiquettes sont repris une seule fois du master. Une sauvegarde est d'abord réalisée.
4. Ouvert à la vente. Le magasin vend avec sa propre caisse, puis est mis à jour automatiquement via la liaison.

Attention : une copie de départ remplace les données existantes de cette succursale. Utilisez-la donc pour un nouveau magasin.

Bon à savoir

• Transmission en temps réel. Les modifications du master arrivent en temps réel dans les succursales.
• Le master a le dernier mot. Si vous modifiez dans une succursale un élément transmis depuis le master, comme un prix ou une description, il sera écrasé lors de la prochaine transmission. Si une succursale veut gérer un élément elle-même, ne le faites pas transmettre.
• Les codes TVA doivent correspondre. Le code TVA d'un produit est transmis : les paramètres de TVA du master et de la succursale doivent donc être alignés.
• Références fixes. Les produits et les clients sont reliés via leur référence. Utilisez des références uniques et fixes.
• Produits sans retour. Les nouveaux produits créés uniquement dans une succursale ne remontent pas dans le master. Les clients, les points de la carte client et les crédits peuvent en revanche être synchronisés dans les deux sens.

Questions fréquentes

Le master doit-il être un compte distinct ?

Non. Le master peut être un compte de siège central distinct, mais aussi un magasin existant. Vous pouvez ainsi démarrer avec votre magasin actuel et y raccorder de nouvelles succursales.

Qui configure la liaison ?

Onlinefact configure la liaison pour vous. Vous ne pouvez pas le faire vous-même : contactez-nous et nous examinerons ensemble quelles succursales vous souhaitez relier et ce qui doit être transmis.

Chaque succursale peut-elle avoir ses propres prix ?

Oui. Vous reliez ou non, succursale par succursale, les prix du master. Une succursale dont les prix ne sont pas reliés garde ses propres prix.

Et le stock ?

Le stock est suivi par succursale et n'est pas transmis entre les magasins.

Les factures et les tickets de caisse sont-ils partagés ?

Non. Les factures, tickets de caisse et autres documents restent dans le compte de la succursale. Le siège voit les chiffres de vente dans les rapports du master.

La liaison fonctionne-t-elle en temps réel ?

Oui. Les modifications du master sont transmises en temps réel aux succursales.

Les clients et les points peuvent-ils être partagés ?

Oui, si vous le souhaitez. Les données clients, les points de la carte client et les crédits peuvent se synchroniser dans les deux sens, comme les chèques-cadeaux. Ainsi, les clients et leur solde sont reconnus dans tous les magasins.

Existe-t-il des rapports centralisés ?

Oui. Dans le master, vous voyez notamment le chiffre d'affaires, le nombre de tickets, le nombre d'articles et le ticket moyen par magasin et au total, avec export vers Excel ou CSV.

Puis-je ouvrir rapidement un nouveau magasin ?

Oui. Après le raccordement au master, Onlinefact peut réaliser une seule fois une copie de départ des produits, boutons de caisse, paramètres de caisse et modèles, entre autres. Ensuite, la liaison tient l'assortiment à jour.

Franchise ou plusieurs magasins ? Demandez les possibilités

Dites-nous en quelques mots combien de magasins vous avez et ce que vous voulez gérer de façon centralisée. Nous examinons ensemble ce qui est possible et à quelles conditions.

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Vous préférez le téléphone ? Appelez-nous au 078 70 02 02.