Om een aankoopfactuur in te geven in Onlinefact klik je eerst op “documenten” > “aankoop” en vervolgens op “nieuw document”.

Onlinefact maakt meteen een nieuw document voor je aan. Open het document door erop te klikken in de tabel.

Geef nu de leverancier in door een stukje van diens naam in te voeren bij “ref” en vervolgens op het zoekicoon klikken.

Om artikelen toe voegen geef je bij “Ref.” de referentie van je product in of een deel van de naam. Daarna druk je op ENTER. Als er een scanner op je computer aangesloten is, kan je voor deze stap ook barcodes scannen.

Is je leverancier een buitenlandse onderneming en heb je bij de aanmaak van de relatie bij BTW gekozen voor “0% intracommunautair”, dan past Onlinefact, bij het oproepen van deze leverancier, automatisch dit BTW tarief over het gehele document toe.

Jij geeft de prijs exclusief btw in bij “prijs excl” en het “aantal”. Indien je je voorraad bijhoudt in Onlinefact, past de voorraad zich onmiddellijk aan. Indien de BTW code aangepast moet worden, pas je deze eerst aan vóór je de “prijs excl” ingeeft.

Tip: Indien je geen artikel, maar een kost wil ingeven (bv. verzending, internet, elektriciteit, meubilair, … e.a.) maak je eerst een nieuw product aan (“producten” -> “alle producten” -> “nieuw product”) met een “0” prijs. Zo kan je die prijs elke keer manueel overschrijven op je documenten. Op deze manier is het totaalbedrag op de factuur correct en kan je een volledige boekhouding ingeven in Onlinefact om deze later door te sturen naar je boekhoudkantoor via “export boekhouding”.

Pas de datum(s) aan en voeg eventueel referenties toe.

Voeg in deze stap ook de originele factuur in PDF toe. Zo heb je achteraf een digitaal archief van al je aankoopfacturen. Deze PDF bijlagen kan je later via “export boekhouding” ook eenvoudig meesturen naar je boekhouder.

Alles ingevuld? Klik dan nog even op “opslaan”.

Tip: Via de knop “labels” druk je desgewenst meteen stickers af van de ingevoerde producten.