Pour entrer une facture d'achat dans Onlinefact, cliquez d'abord sur “documents” > “achat” puis sur “nouveau document”.

Onlinefact crée immédiatement un nouveau document pour vous. Ouvrez le document en cliquant dessus dans le tableau.

Entrez maintenant le fournisseur en tapant une partie de son nom dans “ref” puis en cliquant sur l'icône de recherche.

Pour ajouter des articles, entrez dans “Réf.” la référence de votre produit ou une partie du nom. Appuyez ensuite sur ENTRÉE. Si un scanner est connecté à votre ordinateur, vous pouvez également scanner les codes-barres pour cette étape.

Si votre fournisseur est une entreprise étrangère et que vous avez choisi “0% intracommunautaire” pour la TVA lors de la création de la relation, Onlinefact appliquera automatiquement ce taux de TVA à l'ensemble du document lors de l'appel de ce fournisseur.

Vous entrez le prix hors TVA dans “prix excl” et la “quantité”. Si vous suivez votre stock dans Onlinefact, le stock s'adapte immédiatement. Si le code TVA doit être modifié, ajustez-le avant d'entrer le “prix excl”.

Astuce : Si vous souhaitez entrer une dépense plutôt qu'un article (par exemple, expédition, internet, électricité, mobilier, etc.), créez d'abord un nouveau produit (“produits” -> “tous les produits” -> “nouveau produit”) avec un prix “0”. De cette manière, vous pouvez réécrire manuellement ce prix sur vos documents à chaque fois. Ainsi, le montant total de la facture est correct et vous pouvez saisir une comptabilité complète dans Onlinefact pour l'envoyer plus tard à votre bureau comptable via “export comptabilité”.

Modifiez la ou les date(s) et ajoutez éventuellement des références.

Ajoutez également à cette étape la facture originale en PDF. Ainsi, vous disposerez par la suite d'une archive numérique de toutes vos factures d'achat. Vous pouvez également envoyer facilement ces pièces jointes PDF à votre comptable via “export comptabilité”.

Tout est rempli ? Cliquez ensuite sur “enregistrer”.

Astuce : Avec le bouton “étiquettes”, vous pouvez également imprimer immédiatement des étiquettes des produits saisis si vous le souhaitez.