PRIVACYVERKLARING DATACON BVBA

Versie 2018.2
Type: Publiek
Bestemming: Extern
Datum: 01/05/2018

Deze privacyverklaring gaat in op 1/05/2018
Specifieke nieuwigheden als gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25/05/2018

Inhoudsopgave

1. Uw privacy is belangrijk
2. Wie is Datacon en wat is het doel van haar softwareproducten
3. Uw recht op privacy
4. Waarom verwerkt Datacon persoonsgegevens
5. Datacon verwerkt verschillende soorten gegevens afhankelijk van het doel
6. Gegevens die we delen
7. Hoe wij omgaan met beveiliging en vertrouwelijkheid
8. Hoelang wij uw gegevens bewaren
9. Toegang krijgen tot uw gegevens en uw overige rechten
10. Wijzigingen

1.Uw privacy is belangrijk

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettellijke, correcte en transparante manier verwerken. Datacon stelt alles in het werk om de privacy van de  gebruikers en de ingevoerde data in haar producten te beschermen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Datacon verzamelt en verwerkt van u als natuurlijk persoon:
•    in interacties met u als gebruiker van Onlinefact en als klant.
•    in interacties met u als gebruiker van Onlinefact en als toekomstige klant.
•    in interacties met de persoonsgegevens van uw cliënt die u als gebruiker verwerkt in Onlinefact in uw hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
•    in interacties met u als cliënt (klant van de gebruiker Onlinefact) wiens persoonsgegevens verwerkt werden in Onlinefact door de gebruiker.
•    in interacties met u als klant van Datacon Software Service, Datacon Hardware Service en Datacon Consultancy.
•    in interacties met u als medewerker of voormalig medewerker.
•    in interacties met andere betrokkene zoals contactactpersoon in een bedrijf etc.
In welke hoedanigheid dan ook, blijven uw rechten dezelfde en gaat Datacon even zorgzaam om met deze gegevens.

In deze verklaring duiden wij graag ook op de rol die Datacon ten aanzien van u als natuurlijk persoon kan hebben. Deze rol is gebaseerd op het soort relatie dat Datacon met u als natuurlijk persoon heeft.

–    Datacon heeft een relatie “verantwoordelijke voor de verwerking” met u als natuurlijke persoon
Voor wat betreft uw persoonsgegevens indien u een gebruiker of contactpersoon van een klant, potentiële klant of leverancier bent,  indien u een arbeidsrelatie heeft met Datacon, indien u een freelance consultant bent, etc. Wij bepalen in deze relatie met u zelf het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. In deze relatie kan u zich rechtstreeks tot ons wenden voor de uitoefening van uw rechten.

–    Datacon heeft een relatie “verwerker” met u als natuurlijke persoon Onlinefact.
Datacon heeft een relatie als verwerker met de gebruiker van Onlinefact (licentiehouder) wanneer de gebruiker de persoonsgegevens van u als natuurlijk persoon invoert en verwerkt in Onlinefact. De gebruiker maakt gebruik van Onlinefact voor zijn dagelijkse financiële administratie. Hij bepaalt het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, waardoor hij in deze relatie t.o.v. u als natuurlijk persoon verantwoordelijke voor de verwerking is, en u zich dient te richten tot deze medewerker of de onderneming om uw rechten uit te oefenen. We leggen in deze verklaring ook uit hoe wij in deze situatie omgaan met uw persoonsgegevens en zowel u als de medewerker (gebruiker) ondersteunen bij de uitoefening van uw rechten.
Datacon Services en Datacon Consultancy
In het kader van het uitvoeren van de Datacon Services gaat Datacon handelingen uitvoeren in het kader van de opdracht die ze van haar klant gekregen heeft.

In deze verklaring kan u ook meer informatie vinden over uw privacy rechten en hoe u deze kan uitoefenen. Datacon kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie kan u altijd vinden op www.datacon.be/privacyverklaring. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging van de privacy verklaring informeert Datacon u via de website of andere communicatiekanalen (zoals kennisgevingen via e-mail, applicaties etc). We bewaren ook eerdere versies van deze privacyverklaring in een archief dat kan geraadpleegd worden.
Voor meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan u terecht op www.privacycommission.be , de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

2. Wie is Datacon en wat is het doel van haar softwareproducten

Datacon BVBA  is een IT onderneming gevestigd in België, Schootstraat 191, 3550 Heusden-Zolder.

Datacon biedt een softwareproduct Onlinefact via een cloudoplossing aan aan haar professionele klanten. De Software Onlinefact ondersteunt ondernemingen in dagelijkse financiële administratie op vlak van facturatie, voorraad – en kassabeheer.

Datacon biedt ook IT diensten aan Datacon Services genoemd zoals
•    IT infrastructuurbeheer (cloudomgeving, software, hardware)
•    IT installatie & hersteldienst (cloudomgeving, serveromgeving, software, hardware)
•    IT interventiedienst ((cloudomgeving, serveromgeving, software, hardware)

Daarnaast biedt datacon ook IT consultancy (advies)diensten aan, Datacon Consultancy genoemd.

3. Uw recht op privacy

Als uw gegevens verwerkt worden, heeft u heel wat rechten. Wanneer Datacon voor een verwerking om toestemming vraagt, dan kan u zelf deze toestemming nadien ook intrekken indien u dit zou wensen.

3.1. U kan uw gegevens inkijken
Wenst u inzage in de gegevens die Datacon over u verwerkt, dan mag u ons dit laten weten.
U kan uw gegevens zelf rechtstreeks inkijken via Onlinefact en/of andere softwareproducten in het kader van de Datacon Services waar u gebruik van maakt en toegankelijk is voor gebruikers.

Indien u uw recht van inzage uitoefent, dan zal Datacon u een zo volledig mogelijk overzicht geven van uw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log-, historiekbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn niet onmiddellijk beschikbaar. Deze kunnen daarom ook niet aangeleverd worden bij het uitoefenen van dit recht. Deze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens de standaard opkuisprocessen.

Indien uw persoonsgegevens door uw leverancier in Onlinefact verwerkt werden, dan vragen wij u om contact op te nemen met de uw leverancier, gebruiker van Onlinefact. Datacon is namelijk niet bevoegd om deze informatie te bekijken, verwerken of aan te leveren aan u gezien het contract tussen Datacon en uw leverancier (gebruiker onlinefact, klant Datacon). Datacon zal met uw leverancier samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens inkijken en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.2. U kan uw gegevens laten verbeteren
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die Datacon over u heeft niet (meer) correct zijn.
U kan dit altijd zelf verbeteren via het gebruikersbeheer van Onlinefact en/of andere softwareproducten in het kader van de Datacon Services waar u gebruik van maakt u kan ons vragen om deze gegevens te verbeteren of te vervolledigen.

Indien uw persoonsgegevens door uw leverancier in Onlinefact verwerkt werden, dan vragen wij u om contact op te nemen met de uw leverancier, gebruiker van Onlinefact voor de uitoefening van dit recht. Hij kan uw gegevens in de software verbeteren. Datacon zal met uw leverancier samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens laten verbeteren en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.3. U kan uw gegevens laten verwijderen
U kan vragen om uw gegevens te laten verwijderen. Dit is zeker mogelijk wanneer u vermoedt dat Datacon bepaalde gegevens onrechtmatig verwerkt. Indien u als klant/gebruiker uw persoonsgegevens volledig wenst te laten verwijderen heeft dit een impact op het contract, toegang tot de software en services.

Indien uw persoonsgegevens door uw leverancier in Onlinefact verwerkt werden, dan vragen wij u om contact op te nemen met de uw leverancier, gebruiker van Onlinefact voor de uitoefening van dit recht. In de applicatie kunnen uw persoonsgegevens in bepaalde situaties (afhankelijk van de rechtsgronden waarop de verwerking is gebaseerd) gepseudonimiseerd of volledig verwijderd worden uit de software. Datacon zal met uw leverancier samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.4. U kan u verzetten tegen bepaald gebruik van uw gegevens
Indien u het niet eens bent met de manier waarop Datacon bepaalde gegevens verwerkt op basis van zijn Gerechtvaardigd belang (zie 4.3), dan kan u zich daartegen verzetten. Wij zullen dat inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dit niet te doen.

Indien uw persoonsgegevens door uw leverancier in Onlinefact verwerkt werden en u zich wenst te verzetten tegen een bepaald gebruik van uw gegevens, dan dient u zich te richten tot uw leverancier voor de uitvoering van dit recht. Hij kan in sommige gevallen de ingave van persoonsgegevens beperken of vermijden in de software. Datacon zal met uw leverancier samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

3.5. U kan u verzetten tegen automatische verwerking van uw gegevens
Datacon, Onlinefact doet geen automatische verwerking van uw persoonsgegevens die leiden tot geautomatiseerde beslissingen zonder menselijke tussenkomst.

3.6. U kan vragen om uw gegevens over te dragen aan een derde partij
U heeft het recht om te vragen om de persoonsgegevens die u verstrekt heeft over te dragen. Dit kan aan u of aan een derde partij overgedragen worden.

Indien uw persoonsgegevens door uw leverancier in Onlinefact verwerkt werden, dan vragen wij u om contact op te nemen met de uw leverancier, gebruiker van Onlinefact voor de uitoefening van dit recht. Datacon zal met uw leverancier samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

3.7. Het uitoefenen van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen. Wees altijd zo specifiek mogelijk bij het uitoefenen van uw rechten, dan kan Datacon uw vraag concreet en correct behandelen. Aangezien we zo goed als mogelijk uw identiteit dienen te verifiëren, vragen we om een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen evenals de contactgegevens voor het beantwoorden van uw aanvraag. Dit doen we om te vermijden dan iemand anders uw rechten tracht uit te oefenen. U kan uw rechten uitoefenen via de onderstaande link www.datacon.be/contactprivacyoffice. Heeft u vragen of opmerkingen dan kan u het Privacy Office contacteren via de onderstaande link www.datacon.be/contactprivacyoffice, per mail via privacyoffice@datacon.be, per post naar Schootstraat 191,3550 Heusden-Zolder.

Indien u uw rechten dient uit te oefenen via uw leverancier omdat Datacon niet bevoegd is, dan zal Datacon met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

4. Waarom verwerkt Datacon persoonsgegevens

4.1. Datacon moet haar wettelijke verplichtingen naleven (Wettelijke verplichting)
Datacon moet haar boekhoudkundige verwerking correct en conform de wet- en regelgeving kunnen uitvoeren.
Datacon moet de op haar van toepassing zijnde regelgeving naleven in de meest brede zin.
Datacon moet correct kunnen reageren als u uw rechten onder de privacywetgeving uitoefent en is verplicht om vragen van de autoriteit Gegevensbescherming te beantwoorden bij bijvoorbeeld klachten of audits.

4.2. Datacon moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven (Contractuele verplichting)
Datacon heeft een contractuele relatie met de professionele adviseur (klant van Datacon) en moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven.

4.3. Datacon moet als bedrijf kunnen functioneren (Gerechtvaardigd belang)
Naast de reeds opgesomde doeleinden, heeft Datacon als commerciële onderneming nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij waakt Datacon erover dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de belangen van Datacon en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.
Indien u toch bezwaren zou hebben tegen die verwerkingen kan u uw recht van verzet uitoefenen.

We verwerken mogelijk uw persoonlijke gegevens voor onze Gerechtvaardigde belangen (legitieme belangen), mits het verwerken ervan niet in strijd is met uw rechten. Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt zoals om:

•    U, Datacon of anderen tegen bedreigingen te beschermen (zoals beveiligingsproblemen of fraude).
•    Prospecten te contacteren en vragen van hen goed te kunnen beantwoorden.
•    De onderneming Datacon te besturen, beheren en controleren.
•    De onderneming Datacon te ondersteunen in het vaststellen, uitoefenen, verdedigen en vrijwaren van haar rechten bij bijvoorbeeld geschillen.
•    De onderneming te verbeteren op vlak van processen, kwaliteitsbeheer, klantenservice,… .
•    Klantenrelaties beter te begrijpen en te verbeteren.
•    Het aanwervingsproces te ondersteunen, medewerkers te evalueren,… .
•    Testen uit te voeren inclusief de acceptatietesten vooraleer de applicatie in productie wordt gebracht.
•    Soms specifieke meldingen van gebruikers of problemen in de applicatie op te lossen.
•    Pilootgroepen (testgroepen) te organiseren om nieuwe applicaties of ontwikkelingen te testen en te evalueren.

4.4. Andere specifieke doeleinden (Toestemming)
Eventuele andere specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd zal worden.

5. Datacon verwerkt verschillende soorten gegevens afhankelijk van het doel

Datacon verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze doeleinden worden in dit onderdeel toegelicht.

5.1. Informatie om u te identificeren, contacteren, toegang te geven
Om u te identificeren: naam, geslacht, geboortedatum, klantnummer, adres, identiteitskaart.
Om u veilig te contacteren: telefoonnummer, e-mail, taal.
Om u veilig toegang te verlenen: gebruikersnaam, gebruikersgegevens, mac-adres, IP’s, unieke identificatiegegevens… .

5.2. Informatie om service aan u te verlenen
In het kader van het gebruik van de applicatie, servicedesktickets, logging problemen/klachten/aanvragen, behandelen van uw feedback, registratie contactoverzicht, registratie uit te voeren taken voor serviceaanvragen… .

5.3. Informatie om contracten af te sluiten, te beheren en te respecteren
Zoals arbeidscontracten, contracten freelance medewerkers, consultants, contracten met klanten, facturatiebeheer, klantbeheer… .

5.4. Informatie om de toepasselijke wet en regelgeving na te leven
Facturatie, boekhoudkundige informatie, uitoefening van rechten van betrokkenen,… .

5.5. Informatie voor het onderhoud, de optimalisatie en continue verbetering van de producten en beveiliging
Zoals het behandelen van feedback van gebruikers, meldingen, suggesties, statistieken…

5.6. Informatie voor de werking van de softwareproduct Onlinefact
Onlinefact wordt door ondernemingen en medewerkers van de ondernemingen gebruikt ter ondersteuning van hun dagelijkse financiële administratie op vlak van facturatie, voorraad – en kassabeheer door onder meer:
•    Online facturatie
•    Prijsofferte
•    Bestelopvolging (klant/leverancier)
•    Voorraadbeheer, voorraadcorrecties
•    Betaalopvolging
•    Kassabeheer …

De gebruiker beslist autonoom welke systemen en functionaliteiten (verwerkingen) hij gebruikt en welke persoonsgegevens hij van u al dan niet verwerkt voor de administratieve verwerking binnen zijn onderneming. zijn dienstverlening. Datacon, Onlinefact, doet dus de verwerkingen in opdracht van uw leverancier en in de overeenkomst tussen beide partijen is bepaald dat Datacon geen persoonsgegevens van u zal verwerken zonder uitdrukkelijke instructies.

U kan hieronder een omschrijving vinden van uw persoonsgegevens die door uw leverancier ingevoerd en verwerkt kunnen worden in de software.

Persoonsgegevens die door de gebruiker (verwerkingsverantwoordelijke) ingevoerd kunnen worden in Onlinefact:

•    Persoonlijke identificatiegegevens:
Gegevens zoals uw voor- en familienaam, e-mailadres, adres en soortgelijke informatie waarmee men u kan identificeren en men een dossier over u kan bijhouden of terugvinden.
•    Demografische gegevens:
Gegevens over uw leeftijd, geslacht, geboortedatum en nationaliteit.
•    Gegevens over uw levensstijl
Gegevens over uw aankopen.

6.Gegevens die we delen

Datacon verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens waarover zij beschikt aan derden voor hun eigen gebruik.

Datacon wisselt ook geen gegevens uit aan derden tenzij u hiervoor zelf kiest en uitdrukkelijk toestemming zou geven.
Wij delen de persoonsgegevens die wij ontvangen dus niet met anderen, tenzij u ons daarvoor de toestemming zou geven, uw recht op overdracht aan een derde zou uitoefenen of een wettelijke bepaling, dwingende wet – of regelgeving, gerechtelijk bevel ons daartoe zou verplichten. Ook indien het zou gaan over gevoelige categorieën van persoonsgegevens, zullen wij in geen geval deze gegevens delen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Indien derde partijen ons hierom vragen, worden deze aangeraden om de gegevens bij de betrokkenen zelf en rechtstreeks op te vragen.

7. Hoe wij omgaan met beveiliging en vertrouwelijkheid

We werken hard om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn.

In onze overeenkomsten maken we ook duidelijke afspraken hoe Datacon de veiligheid van uw informatie bewerkstelligt. In het bijzonder geldt het volgende:

•    Datacenter is ISO27001 gecertifieerd.
•    Cloudprovider is ISO27001 gecertifieerd.
•    De databases zijn geëncrypteerd.
•    Verbindingen worden beveiligd met SSL-encryptie certificaten.
•    We maken gebruik van security patchings op de bestuurssystemen.
•    Onze servers en websites worden beveiligd met performante firewall-technologie.
•    We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Op bepaalde aspecten van de technische gegevensverwerking heeft Datacon geen of onvoldoende invloed en kan het geen totale veiligheid garanderen. Als bijvoorbeeld een hacker erin slaagt uw identificatiegegevens te bemachtigen door een illegale software op uw computer te installeren.

Enkel personen, die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Datacon en contractanten zoals onderaannemers, consultants en freelance medewerkers die in contact (kunnen) komen met deze gegevens. De personen die in contact kunnen komen met uw gegevens of toegang hebben tot uw gegevens zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen. Zij zijn ook gebonden aan beroepsdiscretie en moeten alle technisch voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

Voor de verwerking van persoonsgegevens doet Datacon beroep op een beperkt aantal verschillende verwerkers zoals Microsoft, Google, OVH, SSLS, ICT-consultants. Datacon kan ook rechtstreeks beroep doen op verwerkers zoals advocaten, accountant, revisor, auditor, ICT (beveiliging) dienstverleners en andere consultants. Datacon waakt erover dat de verwerkers alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten te kunnen uitvoeren. Ze hebben zich ook t.o.v. Datacon verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

8. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Datacon bewaart uw gegevens niet eeuwig. Datacon gebruikt uw persoonsgegevens als zij daarvoor een duidelijk doel heeft. Wanneer Datacon geen doel meer heeft, worden de gegevens verwijderd. Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 7 jaar na het einde van het contract). De persoonsgegevens van contactpersonen bij mogelijke nieuwe klanten gebruikt Datacon gedurende 3 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. In dat geval gaat een nieuwe termijn van 3 jaar van start. De prospect kan wel steeds vragen om zijn persoonsgegevens te verwijderen of andere rechten uit te oefenen.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens die door de professionele adviseur werden ingegeven worden door hem bepaald. Voor meer informatie hierover dient u zich te richten tot uw professionele adviseur.

9. Toegang krijgen tot uw gegevens en uw overige rechten

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens over u worden verzameld en waarom.
Bovendien kan u verzoeken om inzage te nemen in uw gegevens en te vragen dat bepaalde gegeven over u niet langer worden bijgehouden of verwijderd worden.
Er zijn ook situaties waarin u zich kan verzetten tegen het verdere gebruik of bijhouden van uw gegevens. In elk geval kan u zich verzetten tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing of voor het opmaken van een profiel op basis waarvan men kenmerken van u zou kunnen ontdekken en gebruiken. U kan uw rechten uitoefenen via de onderstaande link www.datacon.be/contactprivacyoffice. Heeft u vragen of opmerkingen dan kan u het Privacy Office contacteren via de onderstaande link www.datacon.be/contactprivacyoffice, per mail via privacyoffice@datacon.be, per post Schootstraat 191, 3550 Heusden-Zolder.

10. Wijzigingen

Datacon kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie kan u altijd vinden op www.onlinefact.be/privacyverklaring. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert Datacon u via de website of andere communicatiekanalen (zoals applicaties, kennisgevingen via e-mail over de wijzigingen van de Privacyverklaring). We bewaren ook eerdere versies van deze privacyverklaring in een archief dat kan geraadpleegd worden.
Voor meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan u terecht op www.privacycommission.be , de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.